Neden E-Arşiv Kullanılmalı?

E-Arşiv hizmeti, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği kapsamında uygulamaya geçirilmiştir. Bu hizmet, faturaların ikinci nüshasının elektronik ortamda oluşturulmasını, saklanmasını ve gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesini sağlar. Ayrıca, müşterinin talep etmesi durumunda faturanın birinci nüshasının da elektronik ortamda iletilmesine olanak tanır.

E-Arşiv kullanımının avantajları şunlardır:

1. Maliyet Tasarrufu
   • E-Arşiv, kağıt fatura kullanımını ortadan kaldırarak baskı, gönderim ve saklama gibi maliyetleri azaltır.
2. Hızlı ve Kolay Erişim
   • Elektronik ortamda arşivleme imkanı, belgelere daha hızlı ve kolay bir şekilde erişim sağlar.
3. Operasyonel Verimlilik
   • İş süreçlerini kolaylaştırır ve işletmelerde operasyonel verimliliği artırır.
4. Denetim ve Uyum
   • Elektronik iç ve dış denetimler için uygun bir altyapı sunar. Ayrıca, uluslararası standartlara uyum sağlar.
5. Finansal Avantajlar
   • Nakit akışını hızlandırarak işletmelere finansal avantajlar sunar.
6. Çevresel Katkı
   • Kağıt kullanımını azaltarak çevrenin korunmasına destek olur.

Neden Nebim V3 ERP E-Arşiv?

Nebim V3 ERP, perakende, e-ticaret, toptan satış, konsinye satış, bayi satış, masraf ve alış iadesi gibi tüm satış süreçlerinize ait e-Arşiv faturalarını tek bir platformda entegre bir şekilde yönetme imkanı sunar.

E-Arşiv İle Sağlanan Avantajlar:

1. Perakende ve E-Ticaret Satışları İçin Çözüm
   • Perakende mağazalarınızda veya e-ticaret satışlarınızda, müşteriniz mağazadan ayrılmadan e-Arşiv faturası oluşturabilir ve teslim edebilirsiniz.
   • Kesilen faturalarla ilgili müşterilerinize e-posta veya SMS yoluyla bilgilendirme yapabilirsiniz.
2. Hızlı ve Güvenilir İşlemler
   • Tüm e-Arşiv fatura oluşturma ve kabul süreçlerinizi, mevzuatın gerekliliklerine uygun olarak hızlı, güncel ve güvenli bir şekilde yönetebilirsiniz.

Toptan Satışlarda E-Arşiv Faturası

Nebim V3 ERP üzerinden, e-Fatura sistemine tabi olmayan firmalara ve bireysel tüketicilere satış yapıldığında e-Arşiv faturası oluşturulur. Bu süreç şu şekilde işler:

1. E-Posta Adresi ile Gönderim
   • E-Arşiv faturası, müşteri kartında önceden tanımlı olan e-posta adresine gönderilebilir.
   • Fatura oluşturulurken yeni bir e-posta adresi de manuel olarak girilebilir.
2. Özel Entegratör ile İşlem
   • Oluşturulan e-Arşiv faturası, seçilen özel entegratöre (Bimsa, Fit, eFinans) anlık olarak gönderilir.
   • Özel entegratör, faturayı mali mühür ile imzalayarak Nebim V3 ERP’ye geri iletir.
3. Fatura Görüntüleme ve Teslimat
   • İmzalanmış e-Arşiv faturası, “Nebim V3 ERP E-Arşiv Görüntüleyicisi” aracılığıyla görüntülenir ve düz kağıda döküm alınarak müşteriye teslim edilebilir.
   • Alternatif olarak, elektronik ortamda e-posta ile de müşteriye iletilebilir.

Perakende Satışlarda E-Arşiv Faturası

Mağazalarda perakende satış yapılırken, tüketicilere düzenlenen e-Arşiv faturalarının gönderim süreci şu şekilde işlemektedir:

1. E-Posta Adresinin Girilmesi:
   • Fatura oluşturulurken, e-Arşiv faturası bilgilerini göndermek için müşterinin e-posta adresi talep edilir.
   • Bu e-posta adresi, müşteri kartına varsayılan olarak girilebilir veya fatura ekranındayken yeni bir adres manuel olarak eklenebilir.
2. Entegrasyon ve İmzalama Süreci:
   • Nebim V3 ERP’de oluşturulan e-Arşiv faturası, entegratör firmaya anlık olarak iletilir.
   • Parametre ayarlarına bağlı olarak, e-Arşiv faturası entegratör tarafından mali mühür ile imzalanır ve e-Arşiv numarası alınır.
3. Fatura Görüntüleme ve Teslimat:
   • Entegratör firma tarafından imzalanan e-Arşiv faturası, Nebim V3 ERP’ye geri gönderilir ve “e-Arşiv Görüntüleyicisi” ile görüntülenir.
   • Fatura düz kağıda basılarak müşteriye teslim edilebilir veya isteğe bağlı olarak elektronik ortamda e-posta ile iletilebilir.
4. Yeni Nesil ÖKC Entegrasyonu:
   • E-Arşiv faturası, Yeni Nesil ÖKC bilgi fişi ile eşleştirilir.
   • Nebim V3 ERP, hem e-Arşiv Özel Entegratörü hem de Yeni Nesil ÖKC ile entegre çalışarak, fatura ve bilgi fişi bilgilerini anlık olarak birbirine aktarır.
   • Bu entegrasyon sayesinde, Yeni Nesil ÖKC’de bilgi fişi ve kredi kartı slip’i basılırken, e-Arşiv faturası düz kağıda fatura yazıcısı ile basılabilir.

E-Ticaret Satışlarında E-Arşiv Faturası

E-Arşiv sistemine tabi olan ve internet üzerinden vergi mükellefi olmayan bireylere mal veya hizmet satan firmalar, satışlarına ilişkin faturaları şu gerekliliklere göre düzenler:

1. Elektronik Ortamda İletim:
   • E-Arşiv faturası, yasal gereklilikler doğrultusunda elektronik ortamda iletilir.
   • Satışla ilgili faturanın kağıt çıktısının, sevk edilen ürünle birlikte müşteriye ulaşması gerekmektedir.
2. Zorunlu Bilgi Gereklilikleri:
   • İnternet üzerinden yapılan mal ve hizmet satışlarında, düzenlenen e-Arşiv faturalarında belirli zorunlu bilgilerin yer alması gerekir.
   • Bu bilgiler, mevzuata uygun şekilde fatura düzenleme süreçlerinde eksiksiz olarak yer almalıdır.

E-Ticaret Satışlarında E-Arşiv Faturası Düzenlemesi

İnternet üzerinden yapılan satışlar için düzenlenen e-Arşiv faturalarında bulunması gereken zorunlu bilgiler şunlardır:

• Satış işleminin yapıldığı web adresi
• Ödeme şekli ve ödeme aracısının adı
• Ödeme tarihi
• Gönderinin taşıyana ait VKN/TCKN bilgisi
• Malın gönderildiği tarih
• Web adresi
• İade bölümü bilgileri:
  • Malı iade edenin adı, soyadı ve adresi
  • İmzası
  • İade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgileri

Not: Fatura üzerinde ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır” ifadesinin yer alması zorunludur.

E-Ticaret Fatura Serisi Düzeni

• İnternet üzerinden yapılan satışlar için oluşturulan faturaların serisi, diğer e-Fatura ve e-Arşiv serilerinden farklı olmalıdır.
• Müşteri, malı iade etmek istediğinde, kendisine elektronik ortamda iletilen faturanın kağıt çıktısını alarak iade bölümünü doldurmalı ve mal ile birlikte satıcıya geri göndermelidir.

Nebim V3 ERP ile Entegrasyon

Nebim V3 ERP, e-Ticaret satışlarında e-Arşiv faturası düzenlemek için özel bir altyapı sunar. Bu kapsamda:

• Nebim V3 ERP Integrator ile e-ticaret web sitesi sağlayıcıları arasında entegrasyon sağlanır.
• E-ticaret yöneticileri, Nebim V3 ERP Integrator ile sistemlerini entegre ederek gerekli güncellemeleri tamamlayabilir.

Nebim Özel Entegratör İş Ortaklıkları

Nebim, tüm satış kanallarında e-Arşiv ve e-Fatura düzenleme süreçlerini desteklemek için güçlü entegrasyonlar sunmaktadır. Bu uygulamalar şunları içerir:

• Nebim V3 POS: Mağazalarda perakende satışlar için fatura düzenleme.
• Nebim V3 ERP: Toptan satış kanalı faturalarının oluşturulması.
• B2x E-Ticaret Sistemleri: E-ticaret faturalarının düzenlenmesi ve entegrasyonu.

İş Ortaklıkları:

Nebim, fatura süreçlerinde aşağıdaki özel entegratörlerle iş ortaklıkları gerçekleştirmiştir:

• Bimsa
• FİT
• eFinans

Nebim V3 ERP, bu özel entegratörlerin servisleri ile tam uyumlu çalışarak fatura düzenleme süreçlerini hızlı, güvenilir ve mevzuata uygun hale getirir.